海外の旅行社との商談会で成果を出すにはどうすれば？　「VISIT JAPAN トラベル＆MICEマート」（VJTM）から考える　　欧米豪市場に向けた商談準備の実務　➂

Last Updated on 2024-10-04

「VISIT JAPAN トラベル＆MICEマート」（VJTM）への参加のポイント。3回目は、開催日までの細かな作業についてお届けしたいと思います。是非、参考になさって下さい。

最近はセラー参加も増加して抽選ともなっています。参加申込みが完了したという前提でお話しします。

｜全体の進行スケジュールの確認　　　　　　　　　　　　　　

先ずVJTM特設サイトにログインしてマイページをご覧下さい。
（許可を得ていませんのでWeb画像のキャプチャー画像掲載は差し控えます）
そこには「セラー参加マニュアル」「アポイントメントリクエストマニュアル」「参加セラーリスト」「会場マップ」がPDFで共有されていますので基本的にそれに記載された通りの進行で問題ありません。（各PDFは公開時期が異なります）

開催スケジュールは基本的に3日間ですが初日は朝の開会式から組まれていますので会場日帰り圏（昨年までは年ごとの東京と大阪の持ち回り、公表されていませんが2025年は愛知開催の計画のようです）を除き、やはり前泊が必要でしょう。（昨年は実際の商談は11時～という実績でしたので、商談から入る方は当日移動も可能かもしれません）

会場が大阪（インテックス大阪）の場合は意外と近隣にはお手頃なホテルが少ないです。（ホテル代は2万でも3万でもいいよという方はいくつかありますが）できればリーズナブルなホテルがいい方は早めにJRやモノレール移動で便利な場所にホテルを確保されるといいでしょう。（ホテルが集中する難波～梅田という中心から少し遠く東京のような感覚ではないです）

あと、東京、大阪ともに最寄り駅から会場までは思ったより距離があります。（徒歩10分程度は）手荷物を分けるなどの計画もしておきましょう。

尚、2025年の愛知の計画は名古屋ではなくセントレア近くのようです。（未確定情報）

｜バイヤーの販売商品や商談希望の確認とWebサイトの分析

マイページには「バイヤー一覧」があり、バイヤー側の募集が確定した段階で公開されます。

これまでに記したターゲット選定で第一ターゲットとする国・地域の海外バイヤーの登録情報を項目で絞り込んで閲覧することができます。

項目は「国・地域」「取り扱い商品」「（バイヤーが）商談を希望する地域」「（バイヤーが）商談を希望する業種」

ここでポイントは、販売したいプロダクトの種類（例えば教育旅行向け）をそのバイヤーが取り扱っているか？ということになります。（グループをターゲットにしていても、個人旅行が主体のバイヤーなどもあります）

また、バイヤーが商談を希望する地域は概ね、日本全国を記載するところが多いですが、希に希望する地域が偏っていることもあり注意が必要です。（もし異なっていればバイヤーがリクエスト承認しないと思いますが、一つのリクエスト送信がミスミス無駄になります）

さらに希望する業種欄では、日本でのビジネス経験が浅いバイヤーは日本のコンテンツを仕入れるルートもコネクションもなく、包括的にランド手配をしてくれるランドオペレーターとの商談を強く希望しているところもあります。

これは実際にミートしてみないとわらない部分でもありますが、あまり具体的な商談希望業種（ホテルやテーマパークなど）を記載していないバイヤーはランドオペレーションを求めているケースがあり、コンテンツサプライヤーや自治体、DMOなどではビジネスに進行しにくいということになります。

ここまで大雑把に見ておくとして、時間をかけて見たいのはターゲットとする国・地域のバイヤー各社のホームページです。見るべき点はもちろん「日本向け商品」で、どのような地域、日程、コース、価格でそれが販売されているのかをチェックします。

自社の地域の造成がなければ、商談の際に自社の地域からアクセスや魅力を簡単に説明しなければならないでしょう。もし、既にコース化されていればその説明時間が不要となります。また、現在取り扱っていない新しいエリアを探していることはよくありますからバイヤーにとって新鮮な提案ができる可能性はあります。

｜アポイントメントリクエストの送信　　　　　　　　　　　　　

ターゲットも概ね定まると準備はいよいよバイヤーとのアポイントメントを取る作業となります。アポイントメントはWeb上でのマッチングとなり、その方式は、セラーから商談を行いたいバイヤーへリクエストを送信します。それを見てバイヤーがリクエストがあったセラーのプロフィールを見て「承認」する（Web上で）ことでマッチングが成立します。

セラーのプロフィールや訴求を魅力あり解りやすく掲載することがこのセラー同士の競合の際に重要となってきます。

そしてバイヤーは恐らく、あなたの団体や組織のWebサイトを見てくるはずです。そこにあるコンテンツをサラッと見ることを考えると、やはり写真やビデオなどのビジュアルが印象を左右することもあるでしょう。ビジュアル品質は年々重要度が増しています。

よく自治体が管理する文化施設やベニュー活用できそうな庭園施設などは特設ページもなく自治体サイトの中の1ページに簡単な紹介だけ掲載されているケースがありますが、こうしたインバウンド市場で活用したいのであればそのWebサイトのままではバイヤーも食指は動かないでしょう。「我がまちはMICEを･･･」と言うのであれば、そうした広報対策からマーケティングしないと候補にもあがらないかもしれません。

さて、こうして商談枠が決まっていくわけですが、商談の日程と時間はセラーが選ぶことができません。オンライン上で日程と時間が指定されます。

このアポイントメントは第一次と第二次の2回ありますが、やはり第一回目のマッチングの成功がVJTMでの成果を残すための大きなポイントになります。（要は希望したバイヤーと商談できるかどうか）

ここで認識すべきは「第一次アポイントメントリクエスト開始」はスタートの日時が決まっており、日本中の数多くのセラーが一斉にリクエスト送信しますから言わばバイヤーの争奪戦となることです。

特に欧米では参加数が多くない国もありますから、そこをターゲットにしたい場合は競争率も高くなります。

｜アポイントメントリクエストの送信の順序と駆け引き　　

さて、アポイントメント送信をする順序はやはり第一ターゲットの国・地域から限定して送信するのがよいでしょう。もし世界中に対して一斉送信してしまえば、ターゲット以外の国・地域にどんどん承認される可能性も十分あります。バイヤーが一度承認するとセラーはキャンセルができません。本来希望する国・地域が入る余地が少なくなる可能性もあるわけです。

例えば、欧米豪をターゲットにして商談がしたい場合は、対象の欧米豪の国（全てなら全て、研究して商品などが合致したバイヤーを選定するなど自由に）だけに送信してしばらく様子を見ます。

この様子を見る期間がどのぐらいか？が担当者のさじ加減、駆け引きのしどころとなります。豪は比較的時差がなく割とリアルな反応もありますが、欧米はやはり2，3日のタイムラグは普通で少し辛抱して待つ必要があるでしょう。

まあ一週間程度経っても承認が思わしくない場合は、第二ターゲット（例えば香港と台湾にしようなど）にも一斉に送信を開始するという手順が良いかもしれません。アジアの場合は、ほぼ時差がないため結構良い反応を示すことがあります。

また、バイヤーからもリクエストが可能で相手方からリクエストが来ることがあります。それも商談枠と相談しながら承認するかしないを決定しなければなりません。

1週間経っているが商談枠が全く埋まっていないといったようであれば、優先順位が低い国・地域でも承認してしまった方が会場で遊んでいるよりもよほど良いでしょう。

このマッチング期間中は、担当者の方にとって悩ましい期間ですが、開始日のスタート時間には必ずデスクにいるようにして、先手、先手でアポ取るようベストを尽くす価値があるところです。（私がアドバイザーで入る団体では土日も私もウォッチをするようにしていました）

商談枠が埋まると、次はいよいよ実際の商談に向けた準備へと進めます。