「データ」をちゃんと扱えないあなは、きっと部下もちゃんと扱えない､､そんな時代です

Last Updated on 2024-12-28

チェックポイント⑧　写真や動画、書類など、データを扱う基本知識

観光ビジネスWeb活用　その前に「パソコンが苦手」を克服しよう！　最終回です。

これまでの記事の他にも初歩的な技術はありますが、それはまた、コンテンツの中で書いていきたいと思います。　
最終回は、写真が動画など、マーケティング作業や今やプロモーションの場でも欠かせない様々なデータの扱いについてです。

1995年、Windows95が発表され、私たち個人がインターネットという仕組みを身近に使い始めました。あれから20余年、インターネット周辺の技術は著しく進化し、今や、誰もが通話もでき写真も撮れる小さなパソコンを持ち歩く時代となりました。
ガラケーの時代に「いつか、どこでも動画が見られるようになるのだろうか？」と言ってたことが現実となっているわけです。

通信とデバイスの進化は紙に印刷された写真はデジタルへ、更に、紙では表現できなかった動画も身近となりました。
観光ビジネスにおいても、Webサイトの他、GoogleビジネスプロフィールやSNSなどの自社発信媒体で、より魅力的で情報量が多いビジュアルプロモーションを行う事が重要となりました。

しかし、この進化のスピードが速かったのでしょうか？意外とそうしたデータの扱いに慣れていない方が業界では結構いらっしゃいます。
外部の方との協業やコミュニケーションをスムーズに行うためにも必要なことですから、少し不安な方は以下の基本的なことをチェックされてみるとよいでしょう。

➀　取り扱うデータの単位

難しいことではないのですが、実はよく解っておられない方が意外とおられます。
データーのサイズは、写真や動画、ワードやパワーポイント、PDFなどの書類のアイコンを右クリックしてプロパティの中にその「データサイズ」が記載されています。

「KB」（キロバイト）
「MB」（メガバイト）＝1000KB　

多くの書類や画像データはこの範囲です。

「GB」（ギガバイト）＝1000MB
「TB」（テラバイト）＝1000GB

少し長い動画や、パソコンのメモリの量、

クラウドサービスの容量では最近1TBや2TBが普通になってきました。家電店ですすめられて買ったテレビの録画用外付けHDDやSSDなんかはTBの単位だと思います。皆さんのTVの裏側にあるかもしれません。

②　作業別のデータサイズのおおよその基準

それぞれの作業で大体の基準がありますから、スムーズな作業のために覚える必要があります。

＊メールに添付して送信する場合

技術的には10MBや20MBでも送信できる時代ですが、受け取る側が時間や機器に負荷がかかり迷惑です。できれば2，3MBぐらいが常識と考えておきましょう。
こうした作業に慣れた人同士では暗黙の了解で5MB～7MBぐらいは「ちょっと重いけど」と断りを入れて送ることはあります。10MBを超えたら迷惑がられるかもしれず、また、会社によっては容量制限で受け取れない会社もあるでしょう。

＊Web媒体に使用する場合

ここでは書きませんが、デジタル媒体（デジタルデバイスで見る素材）は、dpi（dot per inch）と言ってデータの解像度にも表現に限界があって、大きなデータが必要ありません。（それは72dpiです）
また、何よりもWebは表示速度が遅いとGoogleのサイト評価にも影響するために軽く（サイズを小さく）します（リサイズすると言います）
Webで画像として使用するのは100～200KB程度が適当と言われています。（圧縮するほどに画質は落ちているがその程度あればデジタル媒体では大きく見ることも少なく可能です）

余談ですが、画像の種類はjpg（ジェイペグ）が一般的ですが、ロゴなどデザイン背景が透過が出来るpng（ピング）の他、Googleが開発したwebp（ウェッピー）なら更に100KB以下になります（このサイトの画像の多くはwebpに変換しています）

WebやSNSにアップする画像は通常はjpgで問題ありません。

1点例外なのは、動画の編集素材として写真を使う場合は、それより大きなサイズで使用して画質を少し稼いだ方がよい場合があります。（数MBでも）どうせ編集する動画はとても大きなデータになり、その動画データを圧縮することになります。

制作会社や動画の制作担当に渡すなら大きな元データを提供すれば適度にリサイズして使ってくれるので任せましょう。

＊印刷に使用する場合

これは、逆にできるだけ大きなデータがあれば画質が有利です。カメラで撮ったそのままのデータでも良いでしょう。（例えば、10MB並みでも）
しかし、大きなポスターや垂れ幕などにしない限り、数MBあれば画質も十分です。

解像度については300dpiが必要だったりします。ただ、そうした印刷はご自身では印刷されないでしょうから、制作される業者さんに任せましょう。

ここで大切なのは、そうした大きなサイズのjpgデータ（撮影した元のデータなど）をこうした印刷のために保管しておく必要があるということです。↓

　★重要！！！　うっかりミスができないJpgの縮小　
Jpgは非可逆圧縮方式と言って、縮小してしまったら元のサイズに戻せません！！
このミスがこうしたデータを理解していない方には少なくなく、致命的な事故になっています。つまり、WebやSNS用にデジタルカメラで写真を撮って、今後様々な用途で使用する可能性があるのに、全部100KBに縮小してしまった！！などです。
その後フライヤーにしたり、雑誌社の取材で提供したりする場合、100KBではとても足りないがオリジナルデータは消えてしまった！ということなのですね。
いかなる写真データも写真で撮ったオリジナルデータは必ずコピーして保管するようにして下さい。コピーしたデータを縮小など加工処理するようにします。
プロに依頼すれば元データは必ず保管していますが、SNSなど自社で撮る機会も増えているため注意が必要です。

さて、大型印刷やA4サイズでも美しく仕上げたいフライヤー用などは写真のデータ量もそこそこ必要と話しました。
それ以外に自身で使う用途、例えば社内資料や営業説明用などの書類をパサーポイントやワードで作成して印刷する場合はそれぞれの写真サイズは200～300KBでも十分でしょう。写真によってはもっと圧縮しても問題ないでしょう。画質が許す限り小さいデータで、書類全体のデータを軽くした方が後に便利ですね。

③　画像の圧縮を行う（リサイズ）

これは画像の圧縮（リサイズ）などで検索すれば詳しく解説されていますが、Windowsに備え付けの描画ソフトでも十分です。

1　Windows内の「ペイント」
2　Web上に様々にある画像リサイズができるオンラインサービス（但し、セキュリティ等は自己責任）
3　Adobe Photoshopなどの画像編集ソフト（有料）

特に2は、セキュリティーなどの不安があればご自身や会社で判断される必要があります。
画像と共に、PDFのサイズを縮小するサービスもこうしたオンラインサービスには存在し、私も使っています。

④　画像を切り出す（トリミング）　Webサイト画面やPDF、ワードやエクセス書類など

WebサイトやPDF書類、ワードやエクセルの一部分だけを切り取って画像にして（トリミングして）相手に情報として送ることがしばしばあります。

下記の3つの方法で良いと思います。

1. Windows内の「Snipping Tool」というアプリ（スタートボタンを押せば出ます）
2. Windows内の「ペイント」
3. トリミングソフトなどで検索するとある様々なソフト、アプリ。

私はいつも必要な部分だけを簡単にトリミングできるSnipping Toolを使っています。

但し、くれぐれもWebサイトや写真や書類は他人がつくったものは著作権がありますから、切り取って媒体でアップロードするなどは違法となることがあります。あくまでも、社内や、仕事での情報として閲覧する使用範囲で活用して下さい。

また、トリミングして保存したデータはあくまでも「画像」ですから、ワードやエクセルの一部分をトリミングしても編集はできません。

このトリミングはとにかく使わない日がないほどに多用して活用ができますので、必ずマスターしましょう。

⑤　溜まったデータを保管する

データはどんどん溜まりますが、それをパソコン端末のメモリに入れていてはどんどん容量がなくなり、パソコンのスムーズな動きを阻害したりします。

データが大きくなればパソコン端末の外部に保管するようにしましょう。クラウドなども充実し、しかも無料で使用できる部分もあります。基本的には3つあり、大切で失ってはいけないデータはバックアップで複数の保管先をつくりましょう。

★外付けのSSD
容量が1TBで1万5千円ぐらいで買えます。（少し前は1万円ぐらいでしたが･･･）本体も小さく、USBでつなぐだけですから便利です。私はSanDiskのポータブルSSDを2個つなげて2TBを外付けで確保していますが支障なく使えています）

★クラウドサービス
GoogleドライブやOneDriveが代表的なクラウドで私もこれをメインに使っています。
OneDriveはMicrosoft365を契約すれば無料で1TBが提供されます。（現在時点）

★SDカードとUSB
SDカードやUSBなども今では大容量のものがあります。但し、それらはとても小さいものですから、私は紛失が恐くて使っていません。

パソコン本体の容量（一般的にCドライブの容量）はできるだけ空ける方がパソコンに負荷がかからず良いとされています。現在は上記のように外付けで大容量のデータを収納できる手段も増えました。また、これまで、外付けでの保管はデータの転送速度などが問題だったのですが（過去のHDDなどはとても遅かったのです）今は、ストレスなく高速でデータの出し入れができるようになりました。
データをコピーしてバックアップにも是非使って下さい。

最近販売されているパソコンの元々装備されている容量は500GBのSSDが多くなりましたが、もし256GBであってもこのように後からいくらでも容量が足せる時代ですから、何が何でも500MGなくても良いと思います。（もちろん、動画や写真を大量に扱う方は大きいに越したことはありませんが）
ちなみに私は、写真は仕事でも趣味でも大量に撮りますが、パソコン本体は256GBです。
外付けSSDとクラウドで4TBを振り分けて使っていて全く問題がありません。

以上、最終回は少し長くなりましたが、データの扱いではそれらをまずご自身の環境でスムーズに使えるように練習と環境整備を行って下さい。

これらをマスターできれば、Webマーケティングについての作業もスムーズに展開できると思います。一つずつでよいので習得して頑張りましょう。