文書をエクセルでつくる「何でもエクセル名人」あなたの職場にいませんか？

Last Updated on 2025-12-29

チェックポイント⑥　「何でもかんでもエクセル」からの脱却

観光ビジネスWeb活用　その前に「パソコンが苦手」を克服しよう

今回はあらゆる資料を何でもエクセルでつくってしまう人に触れてみたいと思います。

あなたの職場にもいらっしゃるかもしれません・・・

ワードとエクセルが違う点、エクセルは常に「上書き」モード

仕事柄、いろんな会社の職場を見て、会議などにも参加しますが、何でもエクセルでつくってしまう人がいます。

例えば

会議のその議題の担当者が何でもエクセルを使う人（エクセルの人）は会議用につくる資料も全てエクセルです。

何となく「表をつくるのはエクセル」

そういう固定観念があるようにも感じます。（聞いてないので知りませんが） 例えばこうした簡単な表はなるほどエクセル冥利に尽きるのかもしれません。

事前にメールで送られる会議資料をいちいちプリントアウトして紙で会議に臨むのは悪いとは言いません。紙にしたほうが見やすい、解りやすいという資料や会議内容は実際にあります。

それはさておき、A4の資料数ページで担当者が説明する程度であれば会議はその資料（コピーでもつくり）に会議で話された補足などを直に打ち込んでメモしたいと思うでしょう。

例えばこんな感じです。

ワードならMEMOが簡単

このように会議中にどんどん打ち込める上に「何に対して　⇒　どんなポイント」を会議後に見直す際にとても解りやすい会議MEMOが取れます。

これがエクセルだと

＊全てが上書きモードで必要な部分を消してしまうことも

＊改行するのにいちいち「Alt＋Enter」を押さなくてはならない

＊改行しても行数に合わせてセルが勝手に拡大してくれない このようにワードであれば問題ないことが面倒なこととなります。

リライトにも不向き

このようにエクセルは上書きモードのいわゆる「ベタ打ち」であり、改行やセルも自動で行えないわけですから、この資料を誰かが修正や補足を書き足すなどをしようとするならとにかく厄介なことになります。

このような表も列の幅も単独のセルだけ変えたりもできませんし、とにかく器用にセルを様々な幅でつくって必要な部分の罫線を書いていく･･･まるで職人です。（エクセルは何でもできる由縁かもしれませんが）

つまり、作者と別の担当者が修正を行う場合、全て上書きモードであるため元々記載されている文字や表をそのまま生かすことができないことが多く、結局、作り直しのような作業にもなりかねません。

シートをタブでまとめると便利？

「エクセルは複数のシートを1つの書類にまとめられるじゃないか」と言う人がいるかもしれません。（実際には出会ったことがないですが）

確かに複数のものを1つにまとめるというのは一見便利でスマートのように思えますが、果たしてどのように便利なのか･･･

パソコンに数多くそうしたデータを保存して管理するようなイメージでしょうか。それならば1つ1つが独立したワードデータを例えば2026年分のフォルダなどに納めておけば同じようなことだと思います。

もちろん、各シートを行ったり来たりして入力作業をするなどであれば便利でしょうけれど、それこそエクセルで作成すべき統計などの作業データであり、会議資料や報告書などでそうしたシーンはほとんどないと思います。

また、エクセルの1つのデータでシートがいくつもあると一度の操作で複数のシートをプリントアウトできないということも出てきます。

「エクセル」と「ワード」の違いをシンプルに考えよう

なんだかエクセルの粗探しのようになってしまったかもしれませんが、エクセルは統計表や見積り、請求書などの表計算をする書類、また、顧客一覧など均一なデータを足していくような作業にはもってこいです。

また、私などはセミナー資料に挿入したいグラフづくりはエクセルで行いパワーポイントに貼り付けて利用します。グラフも色や形、大きさ、表示する項目等を加工することができて大変便利です。

エクセル Excel　  ＝　計算を含む書類、統計や顧客管理などの一覧表

ワード 　Word     ＝　文章や大量の計算を行わないような図表

このように、会議やプレゼン、社外向け資料など、その大半は恐らくワードが適していると思われます。

「何でもエクセルの人」に知ってほしいこと

総じて、何でもエクセルの人に知ってほしいこと、一度試して欲しいことは以下のことだと思います。

➀表組みはワードで簡単にできて、むしろ複数の表の幅や長さなども自在に設定できて自由度が高い。

（※「罫線を引く」でペンのようなマークで引かないで、表のマークで表をつくる）

➁表の線の太さや点線などの種類もワードは自由自在に変えられる。

（※「テーブルデザイン」の罫線からもペンのようなマークで引かずテーブルの図から適応する線を選ぶ）

※とにかくワードでペンマークで罫線がうまく引けずにエクセルが脱却できない人が多くないでしょうか？
罫線こそエクセルから離れられない最大の理由ではないかな？と私は密かに思っています。

➂現在のワードは、図形や写真なども自由に貼り付けられ、ほとんどパワーポイントに近い操作メニューになった。

これらのことをもう一度試してもらうだけで、表の作成や図の貼り付けの自由度がパワーポイント並みになったのでもはや苦労して会議資料をエクセルでつくり理由はないと思います。

繰り返しですが、ペンマークで線を引かないように･･･